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Wann und für wen lohnen sich Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation?

Aktualisiert: 26. Juni 2023

Redaktionssysteme sind unverzichtbare Tools für Unternehmen, um Technische Dokumentationen zu erstellen und zu verwalten. Es gibt eine Vielzahl von Redaktionssystemen auf dem Markt, darunter TIM von Fischer, Schema St4, Dokuglobe, CosimaGo, Star und Smart Media Creator. Ich werde auf die Vor- und Nachteile von Redaktionssystemen, die speziell auf die Bedienbarkeit, die hohen Preise, den Aufwand der Befüllung, die Amortisation, Schulungskosten und Supportkosten eingehen.


Bedienbarkeit

Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation ist die Bedienbarkeit. Leider sind viele Redaktionssysteme nicht intuitiv zu bedienen, was dazu führen kann, dass Benutzer Schwierigkeiten haben, das System effektiv zu nutzen. Dies kann wiederum zu Schulungskosten führen, da Benutzer geschult werden müssen, um das System optimal zu nutzen.

Darüber hinaus können die Bedienbarkeitsprobleme auch zu höheren Supportkosten führen. Wenn Benutzer Schwierigkeiten haben, das System zu nutzen, kann es häufig zu Problemen kommen, die behoben werden müssen. Dies erfordert entweder einen internen Support-Techniker oder eine externe Support-Firma, was zusätzliche Kosten verursacht.

Insgesamt sollten Unternehmen bei der Wahl eines Redaktionssystems sorgfältig die Bedienbarkeit und die damit verbundenen Schulungs- und Supportkosten berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das System für ihre Bedürfnisse geeignet ist und effektiv genutzt werden kann.


Preise

Ein Nachteil von Redaktionssystemen ist ihr hoher Preis. Die meisten Systeme sind sehr teuer und erfordern einen beträchtlichen Investitionsaufwand. Dies kann für kleine Unternehmen oder Start-ups eine Herausforderung sein, da sie möglicherweise nicht über das Budget verfügen, um ein Redaktionssystem zu kaufen.


Aufwand der Befüllung

Ein weiterer Nachteil von Redaktionssystemen für die Technische Dokumentation ist der Aufwand der Befüllung. Das Einrichten eines Redaktionssystems erfordert viel Zeit und Mühe, um sicherzustellen, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und dass das System optimal funktioniert. Darüber hinaus muss das System regelmäßig mit Inhalten gefüllt werden, was einen zusätzlichen Arbeitsaufwand darstellt.


Amortisation

Ein Vorteil von Redaktionssystemen ist ihre langfristige Amortisation. Obwohl der Kaufpreis hoch sein kann, können Redaktionssysteme langfristig betrachtet eine erhebliche Kosteneinsparung bringen, da sie die Produktivität und Effizienz steigern. Ein gut funktionierendes Redaktionssystem kann dazu beitragen, dass Inhalte schneller erstellt und veröffentlicht werden, was Zeit und Geld spart.


Schulungskosten

Ein weiterer Nachteil von Redaktionssystemen sind die Schulungskosten. Wenn ein Unternehmen ein neues Redaktionssystem einführt, müssen alle Benutzer geschult werden, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können. Dies erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen, um Schulungen zu organisieren und durchzuführen.


Supportkosten

Schließlich können Redaktionssysteme auch hohe Supportkosten verursachen. Wenn ein Problem mit dem System auftritt, kann es teuer sein, einen Support-Techniker zu beauftragen, um das Problem zu beheben. Darüber hinaus kann die Wartung des Systems auch zusätzliche Kosten verursachen, um sicherzustellen, dass es immer auf dem neuesten Stand ist und optimal funktioniert.


Inhalte

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung von Redaktionssystemen ist der Aufwand, der erforderlich ist, um Inhalte in das System zu füllen. Das Einrichten und Befüllen eines Redaktionssystems erfordert normalerweise viel Zeit und Mühe, da alle benötigten Funktionen und Inhalte eingepflegt werden müssen, um sicherzustellen, dass das System optimal funktioniert.


Dieser Prozess kann sehr langwierig sein und erfordert möglicherweise die Zusammenarbeit mehrerer Personen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Inhalte und Funktionen im System vorhanden sind. Dies kann zu zusätzlichen Kosten führen, da Mitarbeiter möglicherweise mehrere Stunden oder sogar Tage benötigen, um alle Inhalte in das System einzufügen.


Darüber hinaus kann es einige Zeit dauern, bis das Redaktionssystem vollständig implementiert und in Betrieb genommen ist. In einigen Fällen kann es mehrere Monate oder sogar Jahre dauern, bis alle Inhalte im System vorhanden sind und das System optimal funktioniert.


Aufgrund des hohen Aufwands, der mit der Implementierung und Befüllung eines Redaktionssystems verbunden ist, kann es einige Jahre dauern, bis sich die Investition in das System amortisiert. In der Regel kann eine Amortisation erst frühestens nach fünf Jahren erreicht werden, vorausgesetzt, dass das System ordentlich eingepflegt und genutzt wird.


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung und Befüllung eines Redaktionssystems ein langwieriger und kostenintensiver Prozess sein kann, der eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit erfordert. Unternehmen sollten sorgfältig abwägen, ob ein Redaktionssystem für ihre Bedürfnisse geeignet ist und ob sie bereit sind, den erforderlichen Aufwand und die Kosten zu tragen, um das System erfolgreich zu implementieren und zu nutzen.


Welche Unternehmen profitieren nicht?

Für kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau kann sich die Investition in ein Redaktionssystem möglicherweise nicht lohnen. Die hohen Kosten für die Implementierung, Schulung und Befüllung des Systems können für kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau eine finanzielle Belastung darstellen.


Kleine Unternehmen haben oft begrenzte Ressourcen und Mitarbeiter, so dass sie möglicherweise nicht die Zeit und das Personal haben, um das Redaktionssystem effektiv zu nutzen. In diesem Fall können manuelle Prozesse oder eine einfachere Softwarelösung ausreichend sein.


Firmen aus dem Sondermaschinenbau haben oft sehr spezifische Anforderungen an ihre Dokumentation und müssen möglicherweise maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. In solchen Fällen kann es schwierig sein, ein standardisiertes Redaktionssystem zu nutzen, das möglicherweise nicht alle erforderlichen Funktionen bietet.


Fazit

Insgesamt sollten Unternehmen sorgfältig abwägen, ob ein Redaktionssystem für ihre Bedürfnisse geeignet ist und ob es sich lohnt, in ein solches System zu investieren. Kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau sollten möglicherweise alternative Lösungen in Betracht ziehen, um ihre Dokumentationsanforderungen zu erfüllen.


Für große Unternehmen lässt sich sagen, dass Redaktionssysteme eine nützliche Lösung sein können, die eine große Menge an Dokumentationsaufgaben haben und ihre Prozesse optimieren möchten. Es ist jedoch wichtig, alle Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, bevor eine Investition in ein Redaktionssystem getätigt wird.


Herzlichst

Karla Flemming



Hintergrundfarbe: Blau mit Maschinenteilen, Text:  Wann und für wen lohnt ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation?
Redaktionssystem für die Technische Dokumentation?

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