Dipl.-Ing. (FH) Karla Flemming
Ingenieurbüro für Technische Dokumentation
+49(0)5602 919 4544
Redaktionssysteme für die Technischen Dokumentation
Redaktionssysteme können eine nützliche Lösung für Unternehmen sein, die eine große Menge an Dokumentationsaufgaben haben und ihre Prozesse optimieren möchten. Es ist jedoch wichtig, alle Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, bevor eine Investition in ein Redaktionssystem getätigt wird.
Was gibt es für Redaktionssysteme CMS?
Redaktionssysteme Marktübersicht
Die gängigsten Redaktionssysteme CMS-Beispiele in Deutschland sind:
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Smart Media Creator (Expert Communication Systems)
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TIM (Fischer Computertechnik)
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Schema St4 (Schema Consulting GmbH)
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Cosima go! (Dokufy GmbH)
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Star (Star AG)
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Dokuglobe (gds GmbH)
Redaktionssysteme für die Technischen Dokumentation und ihre Vorteile
RedaktionssystemeVorteile
Redaktionssystem und ihre Vorteile
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Da alle Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation recht komplex sind, ist ein Vergleich schwer. Was sie alle gemeinsam haben ist, dass sie sind xml-basiert sind und nützliche Tools für Unternehmen, um Inhalte zu erstellen, zu verwalten und zu publizieren.
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Der Einsatz von Internet-Technologien ermöglicht die Arbeit auch außerhalb des Unternehmensnetzwerkes. So können Technische Redakteure und Übersetzer von anderen Standorten eingebunden werden.
Für die Wiederverwendung von Inhalten stehen flexibel konfigurierbare Mechanismen zur Verfügung, die Referenzen, Ausgabefilter oder Variablen leistungsstark organisieren. So lassen sich verschiedene Gerätetypen einer Baureihe elegant und übersichtlich verwalten. Die Größe der Module ist frei wählbar.
Dokumente lassen sich mehrsprachig modularisieren. Übersetzungen können direkt im System vorgenommen werden. Maximale Effizienz erreicht man durch Zusammenarbeit mit einem beliebigen Übersetzungsspeicher wie Across oder SDL Trados. Dabei werden nur Inhalte exportiert, für die noch keine aktuellen Übersetzungen vorliegen.
Einfache Wiederverwendung durch übersichtliche Modularisierungsfunktionen. Aufwand für eine manuelle Dokumentengestaltung (Layout) entfällt. Cross-Media-Publishing: beliebige Medienausgabe (Print, Medien, Web). Mehrfachübersetzungen entfallen durch automatische Analyse der zu übersetzenden Module. Vereinfachte Terminologie-Einbindung durch die Wiederverwendung von Modulen.
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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Redaktionssysteme eine nützliche Lösung für Unternehmen sein können, die eine große Menge an Dokumentationsaufgaben haben und ihre Prozesse optimieren möchten. Es ist jedoch wichtig, alle Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, bevor eine Investition in ein Redaktionssystem getätigt wird.
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Denken Sie daran, dass Sie ein leeres CMS bekommen und dass die Implementierung und Befüllung eines Redaktionssystems ein langwieriger und kostenintensiver Prozess sein kann, der eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit erfordert. Unternehmen sollten sorgfältig abwägen, ob ein Redaktionssystem für ihre Bedürfnisse geeignet ist und ob sie bereit sind, den erforderlichen Aufwand und die Kosten zu tragen, um das System erfolgreich zu implementieren und zu nutzen.
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Wollen Sie sich ein Redaktionssystem anschaffen, sind sich aber nicht sicher? Ich berate Sie gerne.
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Redaktionssysteme für die Technischen Dokumentation und ihre Nachteile
Redaktionssysteme und ihre Nachteile
Hohe Anschaffungskosten und Supportkosten, die Grundbefüllung der Module dauert erfahrungsgemäß 2-5 Jahre, eine Amortisierung erreicht man frühestens nach 5-10 Jahren.
Das Problem erscheint mir meines Erachtens, dass mehrere Redakteure daran arbeiten mit unterschiedlichen Herangehensweisen und Vorstellungen wie man Module aufbaut. Wenn dann noch über die Jahre neue Mitarbeiter dazukommen, kann das unter Umständen, wenn nicht kontinuierlich ein festgelegter Standard gepflegt wird, ins Chaos führen und die Kostenersparnis ist gering oder geht gegen Null.
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Ich stelle immer wieder fest, dass die Module ständig angepasst werden müssten, um eine konforme Anleitung zu erstellen. Stattdessen werden gerade bei Warnhinweisen, viele Module verwendet, die nicht passen. Das schlägt sich auf die Qualität der Anleitung sehr stark nieder.
Weitere Nachteile sind die lange Reaktionszeiten der Software, sowie des Redaktionssystems selbst, als auch für das anhängige Zeichenbearbeitungsprogramm. Zudem kann die Software kaum gewechselt werden, was wieder zu Lasten der Schnelligkeit geht, da, wenn bessere Software entwickelt wird, auf diese meist nicht gewechselt werden kann.
Haben Sie wie ich viele unterschiedliche Maschinen und Produkte zu beschreiben, ist ein Redaktionssystem definitiv den finanziellen und arbeitsintensiven Aufwand nicht wert, sondern ehr hinderlich. Diese Erfahrung machte ich im Laufe meiner Arbeitsjahre als Technische Redakteurin immer wieder.
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Für kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau kann sich die Investition in ein Redaktionssystem möglicherweise nicht lohnen. Die hohen Kosten für die Implementierung, Schulung und Befüllung des Systems können für kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau eine finanzielle Belastung darstellen.
Kleine Unternehmen haben oft begrenzte Ressourcen und Mitarbeiter, so dass sie möglicherweise nicht die Zeit und das Personal haben, um das Redaktionssystem effektiv zu nutzen. In diesem Fall können manuelle Prozesse oder eine einfachere Softwarelösung ausreichend sein.
Firmen aus dem Sondermaschinenbau haben oft sehr spezifische Anforderungen an ihre Dokumentation und müssen möglicherweise maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. In solchen Fällen kann es schwierig sein, ein standardisiertes Redaktionssystem zu nutzen, das möglicherweise nicht alle erforderlichen Funktionen bietet.
Insgesamt sollten Unternehmen sorgfältig abwägen, ob ein Redaktionssystem für ihre Bedürfnisse geeignet ist und ob es sich lohnt, in ein solches System zu investieren. Kleine Unternehmen und Firmen aus dem Sondermaschinenbau sollten möglicherweise alternative Lösungen in Betracht ziehen, um ihre Dokumentationsanforderungen zu erfüllen.
Gerade jetzt im Zeitalter von AI würde ich über eine solche Anschaffung nachdenken. Der technische Fortschritt entwickelt sich rasant und es wird schnell effizientere Lösungen geben.
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TECHNICAL AUTHORING
Regelbasiertes Schreiben und einfaches Englisch (Simplified Technical English) – beide Komponenten werden durch den Sprachstandard
ASD-STE100 abgedeckt (Copyright and Trademark of ASD, Brussels, Belgium).
STE ist auf die internationale Verständlichkeit für Nichtmuttersprachler fokussiert. Jeder noch so komplexe technische Sachverhalt kann mit einfachen Worten an die Nutzer kommuniziert werden. Der Standard ASD-STE100 besteht aus einem Dictionary und den Writing Rules.
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REGELBASIERTES SCHREIBEN
Regelbasiertes Schreiben mit Empfehlungen, Hinweisen und Ratschlägen erhöht die Zahl der Freiheitsgrade und ist im Erstellungsprozess kontraproduktiv. In der ASD-STE100 gibt es keine Empfehlungen, sondern verbindliche MUSS-Regeln und ein konsequent aufgebautes Dictionary. Weniger Freiheitsgrade machen die Texte einfacher, eindeutiger und konsistenter. Dies wirkt sich gerade bei umfangreichen Dokumentationsprojekten aus. Arbeiten mehrere Autoren nur mit Leitlinien, die auf Empfehlungen basieren, ergeben sich zwangsläufig Inkonsistenzen. Die konsequente Vorgehensweise des STE sorgt selbst in diesem Fall für eine hohe Textkonsistenz – das wichtigste Argument, wenn wir an modularisierte Texterstellung denken. Aus diesem Grund hat STE auch in vielen anderen Aspekten eindeutig die Nase vorn. Dies gilt besonders für zukunftsweisende Bereiche, die erst noch an Bedeutung gewinnen werden, wie z. B. Augmented Reality und Machine Translation.
WRITING RULES
In den Writing Rules sind die Prinzipien des Regelbasierten Schreibens in einfache konkrete Schreibregeln umgesetzt, wie:
Konsistente Terminologie
Listen/Aufzählungen statt langer Sätze
Nur ein Gedanke pro Satz
Verben statt Substantivierungen
Kurze Wörter / Sätze / Absätze
Aktiv statt Passiv
Gemäß dem Grundprinzip des STE „One word = one meaning“ werden die Einträge im Dictionary einfach und benutzerfreundlich mit ihrer Bedeutung und ihrem Anwendungsumfang definiert. Ausführliche Negativ- und Positivbeispiele zu jedem Eintrag sind eine zusätzliche Hilfe für Autoren.​
STE UND ÜBERSETZUNGEN
STE ist so gut verständlich, dass Übersetzungen entfallen können, wenn sie nicht ausdrücklich gefordert sind. Sollten jedoch Übersetzungen erforderlich sein, sind STE-Texte eine ausgezeichnete Basis für Übersetzungen, denn damit können Translation Memorys und sogar MT effizient eingesetzt werden.